4.552 graven overzichtelijk beheren? Met Eternis (BAM) doet gemeente Schagen dat efficiënt.

Bollenveld met op de achtgergrond een molen in de Gemeente Schagen

De gemeente Schagen gebruikt al jarenlang onze begraafplaatsadministratiesoftware Eternis (BAM) voor het beheer van 10 begraafplaatsen en in totaal 4.552 graven. We spraken hierover met Liane van der Schaal, kwaliteitsmedewerker bij de gemeente Schagen. Binnen het team houden drie medewerkers zich bezig met de begraafplaatsadministratie. Twee van hen verwerken onder andere de uitgifte, verlenging en beëindiging van grafrechten en passen beleidswijzigingen toe in de administratie. De derde medewerker richt zich op de planning van begrafenissen en het contact met uitvaartverzorgers en nabestaanden. Daarnaast zijn ongeveer vier collega’s indirect betrokken bij de begraafplaatsadministratie. Ook zij kunnen Eternis (BAM) raadplegen wanneer dat nodig is.

“Het programma is heel gebruiksvriendelijk en helpt ons snel te vinden wat we nodig hebben. Als we er niet uitkomen, staat er altijd iemand van HTA Software klaar om ons te helpen”

Begrafenissen eenvoudig inplannen

Voor de gemeente Schagen is Eternis (BAM) onder andere een praktisch hulpmiddel voor de planning. Uitvaartverzorgers dienen online een aanvraag voor een begrafenis in. Die aanvraag verschijnt vervolgens als activiteit in de werkvoorraad. Vanuit daar kunnen de teamleden de begrafenis definitief vastleggen en de administratie verder aanvullen. Zo is meteen duidelijk welke taken en aandachtspunten er rondom de begrafenis zijn.

Laptop waarop Eternis software draait op een tafel met een notitieboek, een kopje koffie en een bos bloemen

In één oogopslag zien welke graven beschikbaar zijn

Naast het basispakket maakt de gemeente Schagen gebruik van de module Digitale Plattegrond. Met deze module zien medewerkers snel waar nog graven beschikbaar zijn en waar bijvoorbeeld de kindergraven zich bevinden.

Een mobiele telefoon met daarop de digitale plattegrond van een begraafplaats in de handen van een begraafplaatsbeheerder

“Omdat ik bekend ben bij alle gedenkparken, kan ik vanuit de digitale plattegrond goed inschatten hoe we bepaalde werkzaamheden moeten aanpakken. Dat is voor mij een stuk efficiënter dan iedere keer ter plekke de moeten kijken.”
~Hielke, begraafplaatsbeheerder bij de gemeente Schagen

Correspondentie snel aanmaken én terugvinden

Het team van de gemeente Schagen zet Eternis (BAM) ook in voor alle correspondentie. Denk aan brieven rondom de eerste uitgifte van een graf, verlengingen en opzeggingen. Volgens de teamleden heeft deze werkwijze hun dagelijkse werkzaamheden merkbaar eenvoudiger gemaakt.

Over de gemeente Schagen

Schagen is een gemeente met een levendige stadskern, karakteristieke dorpen, groene polders, kleurrijke bollenvelden en ongeveer 18 kilometer duurzaam strand. Het gemeentehuis is ingericht als een toegankelijke ontmoetingsplek voor circa 400 medewerkers en 47.000 inwoners. Met hoogwaardige dienstverlening voor inwoners en ondernemers laat de gemeente zien waar Schagen voor staat.

Photo credit: David Evers onder Creative Commons 2.0 licentie